Etter to år med pandemi nærmer vi oss utgangen og kan se fremover til en mer normal hverdag. Hvilke utfordringer står vi overfor for å sikre en effektiv organisering og drift av økonomifunksjonen? Hva er det som har skjedd under disse to årene?
Mange av de trendene og endringene vi så før Corona slo inn over oss er nå blitt forsterket, og fremstår nå som ganske store utfordringer for virksomhetene og deres CFO. Samtidig opplever vi et betydelig etterslep på nødvendige endringer og prosesser som ble satt på vent når Coronaen traff oss. Nå ligger disse utfordringene på CFO’ens bord, og må prioriteres.
Som leder for et byrå som leverer økonomitjenester til virksomheter er jeg naturlig nok opptatt av en sunn og bærekraftig økonomifunksjon som bidrar til å redusere virksomhetens risiko og og sårbarhet. Og er det noe Covid-19 har lært oss, er det viktigheten av å være endringsdyktig og håndtere utforutsette hendelser.
Hybride-leveransemodeller blir løsningen
Hvordan bør man så rigge økonomifunksjon for å adressere utfordringer og muligheter vi har sett bli forsterket gjennom pandemien. Ett av svarene kan ligge i å adoptere nye hybride leveranse-modeller av økonomitjenester som gir tilgang på kompetanse og ressurser basert en oppgave- og ansvarsdeling mellom kunde og leverandører.
Nylig skrev jeg en artikkel for Finansavisen der jeg adresserte disse temaene nærmere. Artikkelen sto også på trykk i Finansavisens R-billag 5.mars 2022.
De viktigste områdene vi ser er påvirket av pandemien er blant annet:
- Kravet til digital Kompetanse
- Kapasitet og tilgang på ressurser
- Behovet for nye skybaserte forretningsmodeller
- Konsekvensene av teknisk gjeld og innovasjonsgjeld
Jeg vil under reflektere nærmere rundt disse områdene og hvordan man bør adressere disse for å stå bedre rustet fremover til å takle nye uforutsette situasjoner som oppstår.
- Digital kompetanse
Pandemien har skutt fart i digitaliseringsprosesser i alle virksomheter. Når vi alle lærte raskt å meste møter på teams, så ble det veldig effektivt, tids- og kostnadsbesparende. Effektiviteten i møte-gjennomføringen kompenserte langt på vei for effektivitetstapet som oppsto ved at vi ikke fikk sitte sammen med kollegaer og utveksle erfaringer. Men over tid taper vi fordi vi ikke bygger kultur ved å sitte hver for oss på hjemmekontor. Fremover må vi finne den riktige balansen mellom fleksibilitet og behov for forutsigbarhet for virksomheten. Ressurser med erfaringer med digitalisering av forretningen er blitt veldig ettertraktete. Tilsvarende også de ressurser med erfaring på å digitalisere økonomiprosesser.
- Kapasitetsbrist
Da Pandemien traff oss i mars 2020 stoppet aktiviteten for mange virksomheter opp. Virksomheter nedskalerte, ansatte ble permittert. Etter hvert erfarte man at til tross for pandemien så fungerte virksomhetene ganske bra – vi lærte oss nye måter å samhandle på – og virksomhetenes aktivitetet og forretning akselererte – det var mye å ta igjen. Sen-høsten 2020 økte aktivitetsnivået, og forholdene normaliserte seg – for å øke betydelig gjennom hele 2021. – Behovet for ressurser økte i takt med aktivitetsnivået. Kapasitet ble en utfordring.
- Konkurranse om ressursene
Mange ansatte satt stille i båten gjennom pandemien, usikre på hvordan jobb-situasjonen ville utvikle seg. Med alle ansatte på hjemmekontor i to år så var det umulig å opprettholde samhold og bedriftskulturen i virksomheten – med de konsekvenser at lojaliteten til arbeidsgiver forsvant og den ansatte ble mest opptatt av egen situasjon og betingelser. Med økt aktivitetsnivå i næringslivet fulgte nye muligheter og ansatte begynte de å røre på seg. Med headhuntere som ukentlig kontakter dine folk blir det ekstremt krevende å beholde de ansatte. Det er underskudd på ressurser i alle bransjer. Økt aktivitetsnivå fører til tilsvarende behov for ressurser i økonomifunksjonene fremover. Å beholde sine nøkkelressurser blir krevende og skaper ustabilitet og økt risiko.
- Skybaserte forretningsmodeller
Dette er første året at absolutt alle leverandører av ERP-systemer tilbyr rene sky-baserte løsninger (SaaS - Software as a Service). En prosess som har gått over 15 år og tatt lengre tid enn alle forutså. Mye skyldes nok at systemleverandørene tjente godt på gamle forretningsmodeller. I dag har alle kommet til erkjennelsen av at den mest lønnsomme modellen er rene SaaS systemleveranser, der de får en løpende langsiktig kunde-relasjon. Verdien på selskapene som tar i bruk sky-tjenester øker og vi ser at Private Equity verdsetter disse selskapene basert på en multiplikator av SaaS «Recurring Revenue».
- Økonomifunksjonens tekniske gjeld
Da vi gikk inn i pandemien var det fortsatt mange selskaper som satt på gamle lokalt installerte ERP-systemer (on-prem). Mange av disse var belastet med «teknisk gjeld», dvs. kostanden ved ikke optimalt fungerende ERP-systemer som ikke var tilrettelagt for virksomhetens fremtidige utvikling. Den tekniske gjelden påvirket virksomhetens endringsdyktighet og deres evne til å overleve. I 2022 har rekordmange on-prem systemer fått sin «stoppdato», og vi ikke supporteres etter 31-12-2022. Systemleverandørene går alle over til en mer skalerbar leveransemodell, og leverer da den samme sky-baserte løsningen til alle sine kunder. Dette betyr et massivt skift av ERP-systemer med tilhørende bransje- og spesialsystemer til rene SaaS løsninger. Økonomifunksjonen som ikke har gjennomført det nødvendige skiftet enda vil få store utfordringer og økt risiko.
- Med SaaS introduseres innovasjonsgjelden
De nye sky-baserte leveransemodellene har mange fordeler i form av enkel implementering, lavere kostander, redusert kompleksitet med mindre skreddersøm og bruk av standard funksjonalitet. «Utvikling» av et system gjøes av systemleverandøren - du tar i bruk noe som er 90 % ferdig satt opp og konfigurerer for dine preferanser. Med stadig ny funksjonalitet oppstår en ny utfordring – evner du å ta i bruk den nye funksjonaliteten som løpende vil bli rullet ut i løsningen? Det oppstår det so omtales som innovasjonsgjeld. Det hjelper med andre ord ikke å velge «den riktige løsningen» om du ikke klarer «å bruke løsningen riktig». Å anskaffe systemet fra systemleverandøren er ikke lenger veien å gå men fra en partner som forvalter beste praksis bruk og bidrar til at du evner å ta i bruk løsningen optimalt.
- Nye krav til selskapers digitale modenhet
Sky-baserte ERP-systemer stiller langt større krav til selskapets egen modenhet, kompetanse og forståelse enn tidligere. Før kunne du stille krav om skreddersøm. Leverandøren måtte tilpasse sitt system til å passe i din virkelighet. Den nye virkeligheten er at det er kunden som er nødt til å tilpasse seg ERP-systemet som leveres som en standard løsning og ikke omvendt. Siden kartet over systemer blir mer komplekst med «best of breed» løsninger som integreres med ditt ERP-system, så må virksomheten selv ta mer ansvar for selskapets komplette «roadmap» på systemsiden.
- Robotisering – ett blindspor?
Da robotiseringen kom begynte vi som mange andre å bygge vår egen robot for å føre regnskapet automatisk for våre kunder. Det viste seg raskt at det var langt mer krevende å få effekter ut av robotiseringen enn vi hadde forutsatt. Det ble en betydelig forvaltningsoppgave å holde roboten a-jour og oppdatert. Og snart satt vi som forvaltere istedenfor det vi kunne best - å føre regnskapet. Robotiseringen var et blindspor – og vi lærte at den beste løsningen er om ERP-leverandørene utviklet automatisering som del av sin løsning slik at vi også for denne type funksjonalitet kan ta det i bruk på samme måte som før øvrig SaaS funksjonalitet vi introduseres for.
Hva kan du gjøre for å redusere egen risiko og sårbarhet?
Book gjerne en uformell prat med vår CEO Marius Berg om hva din virksomhet kan gjøre for å stå bedre rustet og redusere risiko og sårbarhet
Hvordan utforme en god beredskapsplan
Les gjerne også om tips og anbefalinger for å etablere gode beredskapsplaner for din økonomifunksjon.