4 min read
Konsernet Corporater omfatter 15 selskaper i 11 land, som til sammen selger programvaren vår i mer enn 40 land. Selskapet har vokst jevnt og trutt og har gått fra 60 ansatte til 150 ansatte i 2017. Kundelisten inkluderer relativt store og kjente, internasjonale navn som Airbus, TCS (Tata Consulting), og Johnson & Johnson, Skatteetaten, Stortinget og Seadrill, for å nevne noen.
Da danske Kaspar Fjetland Højvig kom inn som CFO i det norske programvareselskapet Corporater i september 2015, manglet det ikke på ting å ta tak i.
– Vi hadde to interne og ni eksterne regnskapsførere fra ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land i det meste av verden.
Kaspar Fjetland Højvig, CFO
– Noen måneder etter at jeg kom inn, viste en opptelling at vi hadde to interne og ni eksterne regnskapsførere fra ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land i det meste av verden. De jobbet dessuten på 11 ulike regnskapssystemer og forholdt seg til tre forskjellige revisorer. Siden det var ulik forståelse av regnskapsprinsipper fra den ene regnskapsføreren til den neste, og svært kronglete kommunikasjonsveier mellom de ulike partene, fikk vi store problemer med konsolidering, forteller Højvig.
Et mareritt av et Excel-ark
Men da Højvig kom inn i 2015 var det som sagt et behov for å profesjonalisere økonomifunksjonen, sånn at den kunne holde tritt med hovedproduktets suksess og fremskritt. Som et kostnadsfokusert, gründerdrevet selskap hadde ikke Corporater tidligere hatt noen dedikert leder for økonomifunksjonen, og den nye CFOen hadde mye å ta tak i:
– Vi måtte løfte finansavdelingen opp fra bare å være en ad hoc-funksjon som utførte oppdrag på bestilling fra ledelsen, til å kunne gjøre analyser og støtte forretningsvirksomheten proaktivt.
Kaspar Fjetland Højvig, CFO
– Jeg så umiddelbart at vi måtte løfte finansavdelingen opp fra bare å være en ad hoc-funksjon som utførte oppdrag på bestilling fra ledelsen, til å kunne gjøre analyser og støtte forretningsvirksomheten proaktivt. Vi måtte dessuten styrke vår evne til å gjøre forecasting, sånn at vi kunne ha en opplyst mening om hvor vi skulle være ved årsslutt, sier Højvig.
Jakten på riktig ERP-system
Corporater la ut på jakt etter nytt ERP-system. Det måtte fungere i Brasil, USA, India, Sør-Afrika, Midt-Østen, Tyskland, UK, Sverige, Danmark og Norge, samt alle landene de kunne tenkes å ønske seg inn i.
– Dette er svært forskjellige markeder og veldig ulike jurisdiksjoner å operere i. Vi var jo en liten organisasjon som plutselig hadde blitt veldig stor både i omsetning og geografisk spredning, så vi merket derfor godt behovet for full transparens og full digitalisering av alt, sier Højvig.
Etter en bred anbudsrunde hvor de vurderte produktene fra aktører som Microsoft Dynamics, danske WorkBook, Maconomy, Visma og flere andre, endte de opp med Visma og Xledger som de to finalistene – ikke fordi de var norske, men rett og slett fordi de var best, bedyrer han.
– Det var fleksibiliteten som gjorde at vi endte på Xledger.
Kaspar Fjetland Højvig, CFO
– Det var fleksibiliteten som gjorde at vi endte på Xledger. Det var også gøy å bli kjent med dem, for de hadde nesten helt samme software-filosofi som oss, og hadde holdt på like lenge.
– Vi hadde i utgangspunktet tenkt at vi skulle begynne med bare å se på ERP-systemet, for ikke å skape for store omveltninger i organisasjonen. Men vi innså fort fordelen med å få inn noen på regnskapssiden som hadde tung kompetanse på systemet, og som kunne støtte oss der. XACCT hadde erfaring fra et case veldig likt vårt, og vi øynet betydelige fordeler dersom vi kunne klare å eliminere de utfordringene vi hadde både med bokføring og forståelse av regnskapet på konsolidert nivå, sier Højvig.
Løsning for betaling i utlandet vurderes som unik. XACCT har jobbet med vår bankforbindelse for å få til internasjonal, automatisk bankremittering. Vi kan dermed benytte i vår norske nettbank for å utføre betalinger i utlandet, som så remitteres direkte i regnskapet - alt er automatisk remittert. Fjerning av tidstyver.
– Vi innså fort fordelen med å få inn noen på regnskapssiden som hadde tung kompetanse på systemet, og som kunne støtte oss der.
Alternativ til lavkostland
Løsningen Corporater og XACCT har valgt for oppgaven, bryter i mange henseende med konvensjonelt tankegods i enkelte miljøer, hvor mye handler om å overføre tjenester til lavkostland.
– Vi har tatt en tjeneste som tidligere var dømt til outsourcing i lavkostland og hentet den hjem til Norge.
– Det vi har gjort er rett og slett det motsatte: Vi har tatt en tjeneste som tidligere var dømt til outsourcing i lavkostland og hentet den hjem til Norge. Det var et “hard sell” hos styre og ledelse, men det gir oss enorme fordeler å ha en regnskapsfører som forstår og jobber i en effektiv, digitalisert prosess, og som vet å utnytte de fordelene teknologien gir på en god måte. Kommunikasjonen blir også mye enklere enn om vi skulle forholdt oss til en regnskapsfører i for eksempel Litauen, sier Højvig.
– For oss har det vært ganske sentralt å risikostyre finansfunksjonen, for vi så at vi på mange steder var sterkt avhengig av enkeltpersoner
Om samarbeidet med XACCT
– For oss i Corporater har det stor verdi å ha én leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen. Vi behøver for eksempel hjelp til å sette opp skatt og offentlig rapportering så det fungerer best og enklest mulig i hvert enkelt av våre 11, snart 15, internasjonale markeder, og vi behøver råd om hvordan dette best kan konsolideres i konsernregnskapet, fortsetter Højvig.
– For oss i Corporater har det stor verdi å ha én leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen.
– Vårt team i XACCT har laget godt detaljerte manualer og metodebeskrivelser, og har flere mennesker å spille på. Derfor betyr det mindre om XACCT-ressursen i India skiftes ut, fordi teamet har godt dokumenterte rutiner som gjør at vi kan ha trygghet for at jobben blir gjort uansett. Sykdom eller ferieavvikling er ikke lenger noen utfordring, og den driftssikkerheten er utrolig viktig for oss, sier han videre.
Les hele case-beskrivelsen om Corporater HER
