4 min read
12 måneder med pandemi har ført til tvangsdigitalisering som har løftet norske virksomheter flere år frem. Men hos økonomifunksjonen står det fortsatt sørgelig dårlig til. Den er preget av gammel teknologi, lav automatsiering og lite bruk av beste praksis.
Dessverre viser våre erfaringer at størstedelen av norske virksomheter ligger langt bak det vi kan definere som en moderne og effektiv økonomifunksjon. Både leverandørene og kundene har manglet nødvendig kompetanse til å gjennomføre en digitaliseringsreise, som begynner med å gå fra lokale installasjoner og kostbar skreddersøm i ERP-systemer – til skybaserte systemer (SaaS), og gjerne med en tjenesteleveranse med arbeidsdeling for regnskapsprosessene mellom partene.
Hva må på plass for å drive moderniseringen videre?
Skal din virksomhet komme videre med digitalisering og modernisering av økonomifunksjonen bør dere tenke igjennom følgende punkter:
- Fokusér på hvilke nye muligheter teknologien gir.
Erfaringer viser at det har liten hensikt å bruke ressurser på å kartlegge og dokumentere dagens utilstrekkelige rutiner. Se heller på hva ny teknologi gir av muligheter og etterspør ny beste praksis-rutiner som er designet som en følge av den nye teknologien. - Vær oppmerksom på store forskjeller mellom ERP-leverandører
Mange ERP-leverandører har vært trege med å bringe ny teknologi til markedet, og fortsatt har mange av de største leverandørene langt igjen før SaaS-systemene når et tilfredsstillende nivå med hensyn til funksjonalitet, brukervennlighet og evne til å automatisere prosesser. Men samtidig så kjøper du ikke et statisk ERP-system når du velger en skyløsning. Du kjøper et system som er i kontinuerlig utvikling. Derfor bør du vurdere hva slags visjon og veikart leverandørene har. Skal de være best på alt? Eller spesialiserer de seg? - Integrasjoner er en forutsetning for effektivitet og skalerbarhet
En forutsetning for effektivitet og skalerbarhet er at du kan sette sammen «best of breed»-løsninger (f.eks. system for fakturaflyt, avstemming og reiseløsninger) sammen med standardiserte ERP-systemer. Noen ERP-systemer har bedre metoder for integrasjon og et bedre økosystem av partnere.
Det er «best of breed»-leverandøren som skal ta ansvaret for integrasjonen, og for forvaltning av denne. Du som kunde skal slippe å «finne opp hjulet» og måtte ta ansvaret for disse. - Standardisering er fremtiden
Å bytte ERP-system er dyrt. Men kostnaden ved å bli sittende innelåst i en gammel løsning som ikke er fleksibel og ikke kan gi samme innsikt og styringsfart som dine konkurrenter kan vise seg å bli mye høyere. Den skybaserte løsningen bør i størst mulig grad være standardisert med parametersetting. Du skal ikke drive utviklingen av systemet, du skal bare bruke det. Når du tar i bruk en ny standardisert løsning må du være villig til å endre din arbeidsform til denne standarden. Slik får du ta del i stordriftsfordeler til en lav kostnad. - Gevinstrealisering forutsetter at teknologien brukes riktig
Forutsetningen for å få ut effekten er at du må bruke teknologien riktig. Ofte er det slik at rene systemleverandører er best på å utvikle systemet, men ikke nødvendigvis er best på bruken av systemet. Da er det viktig at systemleverandøren har kompetente forhandlere som forvalter f.eks. beste praksis regnskapsføring for dette ERP-systemet. - Vær obs på at leveransekapasitet er en utfordring
Forhandlerapparatet til systemleverandørene har begrenset med leveransekapasitet. Det er en kjensgjerning at dette forsinker systemskiftet hos mange. Ikke bruk to år på å utrede, og så tro at konsulentene står klare når du sier hopp. - Bestillerkompetansen er for dårlig
Den enkeltstående årsaken til at utviklingen av økonomifunksjonen går for tregt er den manglende bestillerkompetansen vi ser i selskapene. De vet ikke hvilke krav de skal stille til nye løsninger eller nye økonomiprosesser. Løsningen er helt åpenbar: Virksomheten må finne en erfaren rådgiver som har erfaring med tilsvarende prosesser. Det er nemlig svært sjelden at man finner denne kompetansen internt. Ofte må innkjøpsansvarlige holde i denne prosessen, selv om de nesten aldri har kompetanse på dette fagområdet. Men som regel er det CFO som får det på sitt bord, selv om ERP-systemer og teknologi ikke er det en CFO er best på. Det er heller ikke alltid så enkelt å finne rådgivere, da de kanskje bare bare har kompetanse på spesifikke systemer eller deler av det en CFO trenger hjelp til.
Erfaring viser at business casen som oftest blir god!
Det er altså mye å tenke på når man skal modernisere og effektivisere økonomifunksjonen. Men vår erfaring er at business casene som oftest blir gode. I tillegg til kostnadsreduksjoner så er de viktigste effektene for selskapet at det reduserer forretningsrisiko, øker kvalitet og tempo i alle prosesser. Ofte er muligheter for raske beslutninger avgjørende. En velsmurt økonomifunksjon er ofte en forutsetning for å få nye investorer interessert, og den kan derfor ha en stor innvirkning på verdsettelsen av virksomheten.
Artikkelen sto også på trykk i Finansavisens R-billag fredag 5.mars 2021.
Hvordan ta ut potensialet for besparelser i økonomifunksjonen?
Se opptak av vårt webinar som vi holdt 4.mars i år der vi går dypere inn i hvorfor hverken EHF eller regnskapsroboter har løst oppgavene. Vi gir deg et innblikk i en av de mest spennende løsningene på markedet i dag og adresserer også spørsmålet: Regnskapsbyråets motivasjon for å automatisere, finnes den?
